Защо е полезно да имаме деловодство на фермата

Всички имаме нужда от метод за съхраняване на информация и от начин да я намираме бързо, когато ни потрябва. Въпреки че компютрите поемат голяма част от тази функция, все пак трябва да си пазим в хартиен вариант важните документи, статии от списания, а също и разписки и бележки, препоръчва обявеният от сп. Time за фермер номер 1 в света Джоел Салатин в книгата си „You can farm“. Тя излезе на български език, под заглавие „Фермер – мисията възможна“. Днес публикуваме със съкращения глава тридесет и трета, наречена „Деловодство“.

За да е функционална една деловодна система, тя трябва да отговаря на следните условия:

• Всяко едно вписване не трябва да съдържа повече от 6 бележки. Ако даденa папка съдържа повече от това, тя е непрактична, дотолкова, доколкото не ви позволява бързо да намерите, конкретното нещо, което ви трябва. Ако трябва да се ровите между 20 или 30 неща, за да намерите това, което ви трябва, това означава, че папката е твърде обемна, за да е ефективна.

• Папките трябва да се коригират лесно, за да може бързо да правите промени с цел по-малкият брой на бележки в тях. Когато нещата в една папка стигнат 10 или 12 броя и искате да създадете подразделение, системата, която ползвате, трябва да ви дава възможност да включвате допълнителни регистри.

Всичко в деловодството трябва да е видно от един поглед

• Категориите трябва да бъдат видни и леснодостъпни. Няма двама души, които да мислят абсолютно еднакво: вие и съпругата ви или бизнес партньорите ви, или децата ви – всеки би използвал различни думи за заглавните описания. За да е практична една система, всичко трябва да е видно от един поглед, за да може всеки да я ползва лесно. Ако заглавието е нещо различно от това, което бихте помислили да търсите, тогава направо ще се изнервите, ако трябва да преровите всички бежови папки в чекмеджето, за да намерите едничката, която търсите.

• Заглавията трябва да се виждат от един поглед. Не е практично да прелиствате всички папки и да четете заглавията едно по едно.
Систематизирането на всичките заглавия в логическа последователност ви позволява както на вас, така и на който и да е друг, да прегледате за миг всичките варианти. Така дори и вашият мозък да не подрежда нещата както моя, пак можете набързо да “сканирате” конспекта и да видите как може да съм формулирал заглавието на това, което търсите. Освен това, ние можем да нанасяме капитални промени в системата – можем да добавим дори и 100 допълнителни заглавия, само с една проста промяна в конспекта и като добавим номера за съответните папки.

Какво да правим с полезните статии

Един голям проблем, който трябва да споменем, е какво да правим със списанията. В почти всяко списание, за което се абонирате, ще има поне една полезна статия, но ако я оставите в списанието и я прибавите към общия куп в кашона, тя там ще си и остане.

Аз отрязвам статиите, които искам да съхраня и ги картотекирам. Няма да повярвате колко много информация на дадена тема можете да натрупате с годините. Другият вариант е да ги раздадете.

Какво съветва още Джоел Салатин начинаещите фермери, четете в бестселъра „Фермер – мисията възможна“. Може да изтеглите електронната версия от този линк, или да направите предварителна заявка за хартиено копие чрез този линк на сайта на www.livadi.bg.